Les workflows font leur entrée dans myIncoservice

Qu’est-ce qu’un workflow ?

Un workflow c’est la modélisation et la gestion informatique des tâches et acteurs qui prennent part à un processus métier. Il peut impliquer plusieurs types de tâches comme des circuits de validations ou encore des tâches à accomplir par les différentes parties prenantes dans le processus. Ils offrent la possibilité de déterminer des délais ou de modes de validation de tâches.

Le workflow permet de fournir à chaque acteur d’un processus métier les informations essentielles à la réalisation de la tâche qui lui est assignée. Il permet ainsi d’automatiser les différents flux d’information. Le workflow est composé d’activités qui correspondent à des tâches à réaliser pour finaliser une étape du processus métier.

On peut prendre l’exemple de l’emprunt de matériel au sein d’une entreprise. Le workflow permet de bien délimiter chaque tâche et d’instaurer un système de validation de cette demande d’emprunt. Cette demande d’emprunt peut ainsi être composée de plusieurs étapes :

• Etape 1 : L’employé crée une demande pour emprunter une camionnette et enregistre sa demande.
• Etape 2 : Le responsable la valide ou non. L’employé est directement informé de cette décision grâce au workflow par un système de notification.
• Etape 3 : Le demandeur signale le retour de la camionnette empruntée.

L’utilisation des workflows dans myIncoservice

Les workflows font leur entrée dans myIncoservice cette année. Ils permettent de mettre en place des circuits de validation dans l’outil. Par exemple, lorsqu’un technicien déclare la durée d’une intervention :

• Etape 1 : Le technicien déclare ses temps dans le logiciel myIncoservice ou sur l’application de mobilité SmartService.
• Etape 2 : Il valide sa déclaration hebdomadaire qui est envoyée automatiquement à son responsable.
• Etape 3 : Le responsable voit la déclaration.
• Etape 4 : Le responsable peut valider ou non la demande. Sa décision est directement transmise via le workflow au technicien par un système de notification.

Pour chaque étape, il est possible d’envoyer un mail ou une notification aux personnes concernées par la demande.

Le responsable accède à un écran rassemblant toutes les demandes en cours ainsi que l’historique des demandes de chaque employé. Il peut alors valider ou non simultanément toutes les demandes en quelques clics. Les workflows permettent ainsi de faciliter et d’automatiser la gestion des techniciens au quotidien et de dématérialiser les démarches.

Le paramétrage des workflows

Les workflows présents dans myIncoservice sont entièrement paramétrables selon vos besoins. Chaque étape du workflow peut être modifiée selon vos envie avec la possibilité d’ajouter plusieurs fonctionnalités :

• L’envoi d’une notification. Cette notification permet à l’employé de connaitre l’état d’avancement de sa demande. Elle peut être consultée directement dans myIncoservice ou envoyée par mail. Le contenu de la notification peut lui aussi être modifié selon les situations.
• L’ajout d’un commentaire. Un commentaire peut être joint à un refus de demande par exemple. Il permet de clarifier les raisons d’une action pour l’employé.
• L’utilisation de règles de gestion. Elles permettent de restreindre certaines actions. Par exemple, le technicien ne peut pas déclarer la durée d’une intervention avant la fin de celle-ci.

La finesse de paramétrage des workflows permet de répondre aux besoins les plus spécifiques et ainsi de s’adapter parfaitement au fonctionnement de votre organisation.

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